Podcast Automatyzacja krok po kroku Zacznij swoją przygodę z nowoczesnymi narzędziami IT. Podnieść swoją efektywność pracy i uwolnij swój czas. W tym podcaście opowiadam o prostych sposobach automatyzować w pracy. A to wszystko dla osób spoza świata IT. Nazywa się Bartosz Malinowski. Głęboko wierzę, że monotonne i powtarzalne zadania powinny być zautomatyzowane lub dedykowane do sztucznej inteligencji.
Jako ludzie powinniśmy skupiać się na zadaniach twórczych i kreatywnych. Do tego tworzę ten podcast, aby więcej ludzi automatyzować swoje życie.
Standardowe umawianie spotkań
Czy może Pan jutro pomiędzy 14 a 16?
To może czwartego kwietnia od 11. Do 15? Na 30 minutowe spotkania też Pan nie może?
No dobrze, to proszę sprawdzić z koleżanką z działu i wrócić do mnie z odpowiedzią. Kiedy Państwu odpowiada termin tego spotkania? Dziękuję bardzo, Do usłyszenia.
Myślę, że. Tę rozmowę odbył każdy, kto kiedykolwiek pracował w dziale sprzedaży czy w dziale rekrutacji, czy jakimkolwiek innym dziale, w którym omawia się spotkania z klientami i z kontrahentami lub z kimkolwiek innym.
Moim zdaniem taka forma umawiania spotkań jest maksymalnie nieefektywna i nie jest komfortowa dla obu stron. Dla tej strony, która chce umówić spotkanie lub dla tej drugiej strony, która musi podać dogodny termin, ponieważ. Najczęściej wygląda to tak, że jedna osoba patrzy się w kalendarz, druga jest gdzieś w biegu albo patrzy na kalendarz w swoim smartfonie.
I tak naprawdę może zapomnieć o czymś, co chwile temu było umówione. Jest to bardzo, bardzo nieefektywne pod kątem przerzucania się terminami. Jeśli robimy to telefonicznie, to pół biedy. Natomiast największy hardcore moim zdaniem z mojego doświadczenia jest wtedy, gdy przerzucamy się mailami. Takie umówienie spotkania czasami zajmowało mi kilka dni, ponieważ ja wysyłałem np.
3,4 terminy. Czekałem na odpowiedź. Ta odpowiedź przychodziła po dwóch dniach, gdy miałem już zarezerwowany ten termin i samo wygospodarowanie terminów z mojego kalendarza. To jest już kilka kilkanaście minut zależności jak dużo terminów chcemy podać. Nie mamy gwarancji, że te podane terminy jakkolwiek będą dopasowane do rozmówcy.
Stąd chciałbym w tym podcaście przekazać Wam najprostszą, jaką znam automatyzację, która właśnie tyczy się umawiania spotkań. Stosuję ją od kilku lat. Naprawdę. Zmieniła bardzo mój komfort pracy i również komfort umawiania spotkań. Zakładam też dla moich rozmówców po drugiej stronie, ponieważ mogą. Na spokojnie wybrać termin, który im odpowiada.
A dlaczego ten problem jest taki ważny?
Abstrahując od komfortu pracy, to znalazłem raport według Intelligent Kieżun Survey umówienie jednego interview spotkania zajmuje pomiędzy 30 minut a dwie godziny. Biorąc pod uwagę osoby, jest bardzo dużo osób, które mają. Kilkanaście kilkadziesiąt spotkań miesięcznie.
Są to dziesiątki, jak nie setki godzin. Jeśli musimy umówić tak dużo spotkań, więc biorąc pod uwagę zautomatyzowanie tego procesu, mamy potencjalnie zaoszczędzone dziesiątki, setki godzin w skali miesiąca czy w skali roku. Ale jak tak naprawdę działa ta automatyzacja umawiania spotkań, to o czym mówię?
Rozwiązanie jest banalnie proste. Jest mnóstwo narzędzi, które pozwalają wysłać po prostu link do narzędzia, które jest połączone z naszym kalendarzem, które jest synchronizowane, gdzie jesteśmy w stanie ustawić, czy to ma być spotkanie grupowe np.. Mamy zaprosić kilka osób. Czy to ma być spotkanie typu round robin, czyli takie, w którym umawiamy kilka osób z naszego zespołu, z naszej firmy z osobą zewnętrzną?
W jaki sposób możemy zautomatyzować umawianie spotkań?
Są narzędzia jak Kalendarz Simple Meet, HubSpot, Duel Duro, Pick Timer lub Juke Book. Do tego typu. Narzędzia pozwalają wygenerować link do definiowanego spotkania, które np. ma mieć 30 min 60, 45 lub możemy dać wybór drugiej osobie. Która ma wybrać, czy to ma być taki lub inny rodzaj spotkania.
Możemy tam zdefiniować agendę, możemy tam podpiąć link czy to do Team, do Google Meet, do Zooma, czy możemy zdefiniować, że to ma być spotkanie offline? Jakkolwiek jest to możliwe, dzięki temu taka osoba po drugiej stronie trzymająca link klika patrzy. Które terminy mi odpowiadają. Sprawdzę sobie na spokojnie w momencie, gdy ona jest przy komputerze.
Jest w kalendarzu. Spotkała wszystkie z. Skończyła wszystkie spotkania i nikt nie stoi w cudzysłowie na słuchawce i czeka na tą odpowiedź. No dobrze, to piętnasta czy szesnasta? A jutro czy pojutrze. Moim zdaniem jest to bardzo niekomfortowe. Stąd gorąca rekomendacja. Możecie wybrać dowolne narzędzie. Jest masa.
Najpopularniejszym jest kalendarz ananas i single i spot i inne narzędzia również są w polskiej wersji językowej. Ja osobiście korzystam z spota, ponieważ korzystam z tego jako CRM. Również jest sporym narzędziem i oni stworzyli właśnie taki moduł do umawiania spotkań. Najczęstsze, najczęstsze pytanie, które otrzymuję w kontekście tego rozwiązania, to czy jest to zintegrowane z moim kalendarzem?
Oczywiście, że jest. Integracja działa w dwie strony.
Co oznacza, że niemożliwym jest umówienie się z Tobą na spotkanie. W przypadku, gdy masz już umówione spotkanie np. 12. Mało tego, jesteś w stanie zdefiniować. Że chcesz mieć przerwę pomiędzy spotkaniami np. 10 lub 15 minut. Dzięki temu ominiesz sytuacje, gdy będziesz miał spotkania na tak zwaną zakładkę, czyli od 11 do 12, a potem nastawiasz się mówię o 12 do 13, a później od 13 do 14 i nie masz czasu pójść z zaproszeniem wiadomo gdzie.
Lub po prostu napić się wody lub rozprostować nogi, bo wiadomo jak to wygląda przy dobie spotkań zdalnych, pracy zdalnej. Jeśli druga osoba chce zmienić termin spotkania. Co się wtedy dzieje? Odpowiedź jest prosta. Mamy w agendzie link, który pozwala nam zamknąć spotkanie, odwołać je albo przełożyć na inny termin.
Więc tak jak widzicie, te narzędzia są bardzo elastyczne w swojej prostocie. Natomiast pozwalają ograniczyć. Nieefektywną komunikację pomiędzy osobą, która chce umówić spotkanie i tą drugą. Mało tego, jesteśmy w stanie po prostu te linki wklejać czy to esemesa, czy to maila, czy jesteśmy w stanie wrzucić taki moduł przykładowo kalendarz na stronę internetową jako taka.
Latająca zakładka. Można powiedzieć po prostu stronę internetową. Mamy kalendarz, który pozwala na wybranie konkretnego terminu, wpisania adresu mailowego, imienia, nazwiska i zarezerwowania z nami kalendarza. Z nami spotkania są nawet narzędzia typu Zen, które są. Zintegrowane z np. Stripe, dzięki czemu my jesteśmy w stanie oferować płatne konsultacje i żeby ktoś umówi się z nami na spotkanie, musi najpierw zapłacić.
Jest to świetna opcja dla wszystkich twórców, dla freelancerów, dla konsultantów, dzięki czemu jesteśmy w stanie bez. Zbędnej, można powiedzieć operacji po umówieniu spotkania. Wtedy wysłać fakturę, sprawdzić czy ktoś opłacił czy nie. Jesteśmy po prostu w stanie wysłać link. Jeśli ktoś chce się z nami umówić na płatne spotkanie na płatną konsultację, to może od razu zapłacić za coś takiego, otrzymać fakturę i wszystko jest maksymalnie zautomatyzowane.
I tak naprawdę to jest wszystko. W kontekście automatyzacji spotkań możecie wejść na jakiekolwiek narzędzie za zarejestrować się. Większość tych narzędzi ma bezpłatny trial, albo nawet ma bezpłatną wersję taką Forever. Jeśli chodzi o spota to taka opcja jest również bardzo często w przypadku gdy chcemy po prostu mieć więcej spotkań, albo mieć jakieś dodatkowe funkcjonalności takie jak właśnie te spotkania round robin, czyli że chcemy doprosić kogoś z naszego zespołu i wtedy synchronizują się nasze kalendarze, to wtedy dopiero musimy złapać jakiś płatny plan.
Bezpłatne jest wystarczającym.
Natomiast na takie podstawowe, na spotkania z inną osobą jak najbardziej. Więc podsumowanie w kilku punktach. Przede wszystkim narzędzia typu Calendly są bardzo efektywne i oszczędzają masę czasu. Synchronizują się z naszymi kalendarzami, dzięki czemu jesteśmy pewni, że nie nałożą się nam żadne spotkania.
Jesteśmy w stanie definiować to, w jakiej formie te spotkania mają się. Odbywać. Czy one mają być grupowe i indywidualne, czy mają być z kimś z naszego zespołu i nasza dyspozycja dyspozycyjność? Jakie trudne słowo ma być zsynchronizowana i integracja tego kalendarza? Działają dwie strony, więc zaczytuje nam te informacje, które są już zajęte i oferują tylko i wyłącznie te, której.
Możemy się z kimś spotkać. Bardzo polecam tego typu automatyzację i pomagajcie w taki sposób spotkania.
Dziękuję za uwagę i przesłanie do końca. Jeśli zainteresował Cię ten odcinek zapraszam do subskrybowania tego podcastu i przesyłania kolejnych odcinków. Możesz mnie również śledzić na swoich ulubionych mediach społecznościowych. Wdrażać automatyzację. Krok po kroku i uwalniać czas od monotonnych i powtarzalnych zadań.
Dziękuję i do następnego razu! Bartosz Malinowski.
